Politique de Protection des Données Personnelles

A des fins de transparence, la Compagnie des Agents a défini la présente Politique Générale de protection des données afin que toute personne puisse à tout moment prendre connaissance des engagements pris et des pratiques appliquées par la Compagnie des Agents sur les données à caractère personnel collectées. 

La Compagnie des Agents s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme à la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (Loi n°78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 modifiée et Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) n° (UE) 2016/679 du 27 avril 2016), ces deux textes étant ci-après désignés la « Règlementation »).

1. Définitions

« Données Personnelles » correspond aux informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

« Traitement » correspond à une opération ou un ensemble organisé d’opérations effectué sur des données à caractère personnel (collecte, structuration, conservation, modification, communication...).

« Responsable de traitement » correspond à la personne, physique ou morale, mettant en œuvre les finalités et moyens du traitement. En l’espèce, le responsable de traitement des données des utilisateurs est la Compagnie des Agents

« Personnes concernées » correspond aux personnes dont les données collectées font l’objet d’un traitement.

« Violation des données personnelles » correspond à tout incident entrainant la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données personnelles.

2. Traitement des données personnelles

Les données personnelles des personnes concernées sont collectées et traitées loyalement et licitement à l’occasion de leurs interactions avec la Compagnie des Agents, notamment:

  • Directement par un conseiller mandataire en immobilier de la Compagnie des Agents

  • Lors de leur navigation et/ou saisie d’informations dans les formulaires de collecte de données et alertes figurant sur:

    • Les sites web de la Compagnie des Agents tels que agents-immo.fr, lesclefsdecolmar.fr, agent-co-immobilier.fr

    • Les applications mobiles de la Compagnie des Agents

    • Les sites internet des partenaires de la Compagnie des Agents

    • Les contrats et conventions de la Compagnie des Agents

  • Via d’autres sources éventuelles telles que des sites d’annonces en ligne, sites immobiliers, apporteurs d’affaires ou informations dites « publiques »

  • S’agissant plus particulièrement des opérations de recrutement menées par la Compagnie des Agents : via les sites d’emploi, réseaux sociaux, sites web de franchisés ou informations dites « publiques »

3. Délégué à la Protection des Données (DPO)

La Compagnie des Agents a désigné un Délégué à la Protection des Données afin de veiller au respect de la Réglementation et des règles décrites au sein de la présente Politique générale de protection des données. Il est joignable aux coordonnées suivantes :

  • Voie postale : 5 rue Basse du Rempart 68240 Kaysersberg-Vignoble

  • Voie électronique : contact@agents-immo.fr

4. Données collectées

Dans le cadre de son activité, la Compagnie des Agents est amenée à collecter des données personnelles appartenant aux catégories suivantes :

  • Données permettant la réalisation d’actions de prospection, de fidélisation, d'études, de sondages, d’amélioration de l’expérience en ligne sur les sites web de la Compagnie des Agents, notamment :

    • Historique de trafic et de navigation (cookies) incluant des informations relatives à la traçabilité des actions, données de localisation (adresse IP par exemple), données relatives au terminal ou encore données de tracking des actions à l’égard des emails que la Compagnie des Agents peut adresser aux personnes concernées (ouvertures, clics,…). Les sites web de la Compagnie des Agents donnent la possibilité aux personnes concernées de consulter la politique de cookies et de sauvegarder leurs préférences.

    • Données relatives aux interactions des personnes concernées avec la Compagnie des Agents notamment une demande de contact, d’estimation, de renseignement ou de documentation, éventuellement les correspondances échangées

    • Données permettant la réalisation de campagnes marketing ou télémarketing, telles que l’email ou le numéro de téléphone

    • Données relatives aux enquêtes de satisfaction

  • Données permettant l’exercice de l’activité de transaction en immobilier (suivi des mandats et des ventes), notamment

    • Données d’identification telles que la civilité, nom et prénom, KBIS (si Société), coordonnées (numéro de téléphone, email, adresse postale), date et lieu de naissance, photocopie de la carte d’identité lorsque nécessaire

    • Données relatives au projet de vente, d’achat ou de location

    • Données relatives aux caractéristiques du bien immobilier faisant l’objet du projet de vente, d’achat ou de location, telles que le nombre de pièces, surface, localisation

    • Données relatives à la situation familiale, personnelle voire professionnelle des personnes concernées par le projet

    • Données permettant un suivi personnalisé et qualitatif du client, tels que des comptes-rendus de visite

    • Dans le cadre d’un mandat de vente, données relatives au mandat et documents justificatifs légalement obligatoires (tels que le DPE, titre de propriété, copie de taxe foncière) ainsi que des photos et/ou vidéos du bien concerné

    • Dans le cadre d’un mandat de recherche, données relatives au mandat et justificatif permettant de vérifier la solvabilité de(s) acquéreur(s)

    • Dans le cadre d’une promesse de vente, documents justificatifs légalement obligatoires (tels que le plan de situation, les factures et taxes diverses)

    • Témoignages de clients sur la qualité de service et enquêtes de satisfaction

  • Données permettant la gestion d’apporteur d’affaires (par ailleurs désignés « partenaires prescripteurs ») ou de sponsors, notamment :

    • Données d’identification telles que le nom et prénom, informations liées à la Société ou l’Association le cas échéant, coordonnées

    • Données liées aux informations relatives à des projets de vente ou d’achat apportées par les personnes concernées du fait de leur action personnelle et après consentement de leurs contacts vendeur ou acheteur

    • Données permettant leur suivi administratif, comptable & financier

    • Données permettant l’animation de la communauté, tels que l’email ou le numéro de téléphone, les préférences de contact

  • Données permettant le recrutement, l’intégration, la formation et l’accompagnement de conseillers mandataires en immobilier la Compagnie des Agents, notamment :

    • Données d’identification telles que la civilité, nom et prénom, coordonnées (numéro de téléphone, email, adresse postale), date et lieu de naissance

    • Données et documents communiqués dans le cadre de candidatures tels que le CV, informations d’ordre économique ou financier, informations relatives à la vie personnelle le cas échéant

    • Données et documents légalement obligatoires à l’exercice de l’activité de conseiller mandataire (tels que le contrat signé, la copie de la carte d’identité, l’attestation d’assurance ou l’extrait K), à des fins de suivi administratif

    • Données permettant leur suivi comptable & financier, tels que le RIB ou les factures

    • Données permettant leur accompagnement personnalisé et qualitatif, telles que l’historique de ses formations ou les comptes-rendus des interactions

    • Données permettant l’animation de la communauté et l’échange de bonnes pratiques, telles que les photos/vidéos d’événements, classements, supports marketing, témoignages, sondages.

Le caractère obligatoire de la collecte des données personnelles est signalé sur les formulaires de collecte par la présence d’un astérisque à côté du(des) champ(s) concerné(s). En l’absence d’astérisque, les informations demandées sont facultatives.

A défaut de renseignement des informations ayant un caractère obligatoire, la demande liée à cette collecte de données (par exemple : demande de renseignement, candidature) pourrait ne pas pouvoir être traitée ou son traitement être retardé.

5. Finalités de la collecte

la Compagnie des Agents s’engage à ce que les traitements mis en œuvre répondent à une finalité explicite, légitime et déterminée.

Selon les cas, la Compagnie des Agents traite les données collectées via les points de collecte susvisés en tout ou partie pour les principales finalités suivantes :

  • Réalisation d’actions de prospection, de fidélisation, d'étude, de sondages, d’amélioration de l’expérience en ligne sur les sites web de la Compagnie des Agents:

    • Gestion et traitement des demandes des utilisateurs du site, et plus généralement des contacts de la Compagnie des Agents

    • Accès et bénéfice de fonctionnalités et services en ligne, tels que l’estimation gratuite

    • Gestion et réalisation d’opérations marketing, de téléprospection et de communication personnalisées

    • Mise en relation avec un conseiller mandataire en immobilier la Compagnie des Agents

    • Analyse de l’utilisation des sites web et du comportement de navigation des utilisateurs en vue de leur optimisation

    • Réalisation d’études, d’analyses, de reporting et de statistiques

  • Exercice de l’activité de transaction en immobilier (suivi des mandats et des ventes) :

    • Gestion et réalisation d’opérations de prospection et de sollicitation commerciale

    • Exécution du contrat entre la Compagnie des Agents et ses clients finaux (vendeurs, acquéreurs, bailleurs, locataires)

    • Respect des obligations légales et réglementaires résultant notamment de l’activité de conseiller mandataire en immobilier

    • Sollicitation de prestataires ou partenaires en lien avec le projet des clients finaux

    • Suivi de la qualité de service, de la notoriété, de la satisfaction client vis-à-vis de la Compagnie des Agents

  • Gestion des apporteurs d’affaires & sponsors

    • Suivi administratif, comptable & financier

    • Mise en relation d’un contact vendeur ou acheteur avec leur conseiller en immobilier la Compagnie des Agents référent du fait de leur action personnelle et après avoir obtenu le consentement dudit contact

    • Mise à disposition de l’apporteur d’affaires ou sponsor concerné, via une application mobile, de l’état d’avancement des affaires transmises et des montants des commissions perçues

    • Fidélisation des apporteurs d’affaires & sponsors via des actions d’animation

  • Recrutement, intégration, formation et accompagnement de conseillers mandataires en immobilier la Compagnie des Agents:

    • Suivi et traitement des candidatures, ainsi que des opérations préalables au recrutement

    • Suivi administratif et comptable des conseillers mandataires en immobilier

    • Suivi de l'activité des conseillers

    • Fidélisation des conseillers via l’animation de la communauté et l’échange de bonnes pratiques

6. Destinataire des données

Les données à caractère personnel des clients sont destinées aux services et personnels habilités de la Compagnie des Agents, aux conseillers mandataires en immobilier du réseau de la Compagnie des Agents ainsi que, selon les cas, à ses partenaires ou prestataires en lien avec le projet des clients finaux, notamment des sites de diffusion d’annonces immobilières, prestataires de photographie immobilière, professionnels du courtage, conciergerie, imprimeurs, prestataires de communication. Les données à caractère personnel des conseillers mandataires en immobilier la Compagnie des Agents sont destinées aux services et personnels habilités de la Compagnie des Agents, ainsi qu’aux prospects, clients ou encore aux candidats à ce rôle. Elles peuvent par ailleurs être communiqués à ses partenaires ou prestataires pour l'exécution de tâches nécessaires à la gestion du contrat du mandataire, tels que des imprimeurs ou agences événementielles.

Par ailleurs, les données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, policières ou administratives.

Il est précisé que les destinataires visés ci-dessus ne sont pas destinataires de l’ensemble des données des personnes concernées, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant une telle communication.

7. Conservation des données collectées

De manière générale, les données sont conservées pendant la durée qui est nécessaire à la réalisation des finalités susvisées, sous réserve des obligations de conservation de certaines données en application des dispositions légales ou réglementaires (par exemple, délais de conservation comptables et légaux), le règlement des différends et pour faire valoir, exercer et/ou défendre les droits de la Compagnie des Agents.

A titre d’exemple, elle a été fixée à 14 mois pour ses données de connexion, de navigation et de trafic (cookies) ; 5 ans maximum pour la prospection commerciale ; 10 ans pour les contrats de mandats et justificatifs associés, du fait de la réglementation immobilière ; 10 ans maximum pour les candidatures au poste de conseiller mandataire en immobilier.

Il est précisé que l’ensemble de ces données peuvent toutefois être conservées plus longtemps que les durées précitées après obtention du consentement de la personne concernée.

Les durées de conservation précitées ont été définies de manière à permettre à la Compagnie des Agents de traiter les contrats de mandats, les demandes diverses (renseignement, contact, estimation en ligne…) et/ou de mener à bien ses opérations commerciales, de communication, de marketing et de recrutement, tout en respectant le principe de proportionnalité selon lequel les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

8. Droits des utilisateurs

Conformément aux dispositions légales et réglementaires précitées, les personnes concernées disposent d’un droit d’interrogation, d’accès et de portabilité de leurs données personnelles.

Ils disposent en outre d’un droit d’opposition à ce que leurs données soient utilisées à des fins de prospection notamment commerciale. Un lien est par ailleurs mis à disposition au bas des mailings pour permettre aux personnes concernées de se désinscrire simplement.

Ils bénéficient également d’un droit de rectification et d’effacement du traitement de leurs données dans une certaine mesure.

Ils disposent du droit de définir des directives générales et/ou particulières relatives au sort de leurs données à caractère personnel et à la manière dont ils souhaitent que leurs droits soient exercés après leur décès. A cet égard, en cas de décès qui serait porté à la connaissance de la Compagnie des Agents, leurs données seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant aux obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription de la Compagnie des Agents, et après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par leurs soins.

Toutes demandes tendant à l’exercice de ces droits, ainsi que toutes demandes d’information concernant la protection des données à caractère personnel, doivent être effectuées auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) aux coordonnées suivantes avec la mention « RGPD » en objet :

  • Voie postale : 5 rue Basse du Rempart 68240 Kaysersberg-Vignoble

  • Voie électronique : contact@agents-immo.fr

Une réponse est apportée dans un délai maximal d'un mois à compter de la date de réception de la demande, conformément à la réglementation en vigueur. Dans un souci de confidentialité et de protection des données personnelles, la Compagnie des Agents doit s’assurer de l’identité des personnes concernées avant de répondre à de telles demandes. Aussi, toute demande tendant à l’exercice de ces droits devra être accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé.

Les personnes concernées disposent en tout état de cause de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel (en France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ou « CNIL ») si elles estiment que le traitement de leurs données n’est pas effectué conformément aux dispositions applicables.

9. Sécurité

Soucieux de garantir la sécurité des données personnelles, la Compagnie des Agents et les conseillers mandataires en immobilier du réseau la Compagnie des Agents prennent toutes leurs précautions et mesures utiles et appropriées, qu’elles soient physiques, logiques, techniques, fonctionnelles, administratives ou organisationnelles, au regard de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et garantir un niveau de sécurité adapté au risque, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

En cas de survenance de difficultés, la Compagnie des Agents et les conseillers mandataires en immobilier du réseau de la Compagnie des Agents feront leurs meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendront toutes les mesures adéquates, conformément à leurs obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de l’autorité nationale en charge de la protection des données à caractère personnel et le cas échéant des personnes concernées, …).

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, la Compagnie des Agents impose contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des données à caractère personnel auxquels ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces données).

Il est précisé que la Compagnie des Agents et/ou les conseillers mandataires en immobilier du réseau peuvent mettre les personnes concernées en relation avec des agences immobilières, entreprises, artisans ou sites web de tiers, extérieurs à la Compagnie des Agents. A cet égard, leurs politiques de protection des données personnelles peuvent être différentes de celle de la Compagnie des Agents. Aussi, il est recommandé, dans tous les cas, de prendre connaissance de leur politique de protection des données personnelles. En tout état de cause, la responsabilité de la Compagnie des Agents ne saurait être recherchée dans le cas où les traitements de données mis en œuvre contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires applicables.

10. Mises à jour de la présente Politique

Cette Politique de protection des données à caractère personnel est susceptible d’être modifiée ou ajustée à tout moment. En cas de modification ou d’ajustement, la nouvelle Politique sera mise en ligne sur le site dans la rubrique dédiée. Par ailleurs, tous les formulaires de collecte de données à caractère personnel figurant sur les sites de la Compagnie des Agents proposent un lien vers la présente Politique. Les personnes concernées sont invitées à la consulter régulièrement.

Date de dernière mise à jour : 17/02/2022